Para fomentar el pago puntual de los impuestos sobre los ingresos retenidos y la nómina, incluidos los impuestos al Seguro Social, los impuestos a la jubilación ferroviaria o los impuestos sobre artículos de uso y consumo recaudados, el Congreso aprobó una ley que contempla el impuesto sobre la nómina y la multa por recuperación del fondo fiduciario (TFRP, por sus siglas en inglés). Estos impuestos se denominan impuestos sobre fondos fiduciarios porque usted mantiene el dinero del empleado en fideicomiso hasta que realiza un depósito de impuestos federales por esa cantidad. El TFRP podría aplicarse si estos impuestos sobre fondos fiduciarios no pagados no pueden cobrarse inmediatamente al negocio. No es necesario que el negocio haya cesado sus operaciones para que se aplique el TFRP.
¿Quién puede ser responsable del TFRP?
El TFRP podrá aplicarse a cualquier persona que:
- Es responsable de recaudar o pagar los impuestos sobre los ingresos retenidos y la nómina o de pagar los impuestos sobre artículos de uso y consumo recaudados y
- Intencionalmente no recaudarlos o pagarlos.
Una persona responsable es una persona o grupo de personas que tiene la obligación y la facultad de dirigir la recaudación, la contabilidad y el pago de los impuestos de los fondos fiduciarios. Esta persona puede ser:
- Un funcionario o un empleado de una sociedad anónima,
- Un miembro o empleado de una sociedad colectiva,
- Un director de una sociedad anónima o accionista,
- Un miembro de la junta directiva de una organización sin fines de lucro,
- Otra persona con autoridad y control sobre los fondos para dirigir su desembolso,
- Otra sociedad anónima o tercera persona pagadora,
- Proveedores de servicios de nómina (PSP, por sus siglas en inglés) o personas responsables dentro de un PSP
- Organizaciones profesionales de empleadores (PEO, por sus siglas en inglés) o personas responsables dentro de una PEO o
- Personas responsables dentro del empleador de derecho consuetudinario (cliente de PSP/PEO).
Para que exista voluntad, la persona responsable:
- Tuvo que haber estado, o debería haber estado, al tanto de los impuestos pendientes y
- O bien hizo caso omiso de la ley intencionalmente o fue claramente indiferente a sus requisitos (no se requiere ninguna mala intención o mal motivo).
Utilizar fondos disponibles para pagar a otros acreedores cuando el negocio no puede pagar los impuestos sobre la nómina es una indicación de voluntad.
Es posible que se le solicite una entrevista para determinar el alcance completo de sus funciones y responsabilidades. La responsabilidad se basa en si la persona ejerció su criterio independiente con respecto a los asuntos financieros del negocio. Un empleado no es responsable si su función era únicamente pagar las facturas según las instrucciones de un superior, en lugar de determinar qué acreedores recibirían o no el pago.
El Aviso 784, ¿Podría ser usted personalmente responsable de ciertos impuestos federales no pagados? (en inglés) PDF contiene información adicional sobre el TFRP, incluido el fundamento de la multa e información sobre el TFRP para empleadores que subcontratan parte o la totalidad de las tareas de nómina a terceras personas proveedoras de servicios de nómina (PSP).
Cómo se calcula la cantidad del TFRP
La cantidad de la multa es igual al saldo pendiente de pago del impuesto al fondo fiduciario. La multa se calcula en función de:
- Los impuestos sobre los ingresos retenidos no pagados, más
- La parte de los impuestos FICA retenidos del empleado.
En el caso de los impuestos recaudados, la multa se basa en la cantidad no pagada de los impuestos sobre los artículos de uso y consumo recaudados.
Cómo tasar el TFRP
Si determinamos que usted es responsable, le enviaremos una carta indicando que planeamos tasar el TFRP. Tiene 60 días (75 días si esta carta está dirigida a usted fuera de los Estados Unidos) a partir de la fecha de esta carta para apelar nuestra propuesta. La carta explicará sus derechos de apelación. Consulte la Publicación 5, Sus derechos de apelación y cómo preparar una protesta si usted está en desacuerdo PDF, para obtener una descripción clara del proceso de apelación. Si no responde a nuestra carta, le aplicaremos la multa y le enviaremos un Aviso y Requerimiento de Pago.
Precaución: Una vez que apliquemos la multa, podremos emprender acciones de cobro contra sus bienes personales. Por ejemplo, podemos presentar un gravamen tributario federal o iniciar un embargo o incautación.
Cómo evitar el TFRP
Puede evitar el TFRP asegurándose de que todos los impuestos sobre la nómina se recauden, se contabilicen y se paguen al IRS cuando corresponda. Realice sus depósitos y pagos de impuestos a tiempo. Puede encontrar información adicional sobre los impuestos sobre la nómina en la Publicación 15 (sp), (Circular E), Guía Tributaria para Empleadores, y en el Formulario 941, Declaración del Impuesto Federal TRIMESTRAL del Empleador PDF.